Sjablonen Betaalinstructie

Hoe kunnen verzenders (crediteuren) gebruikmaken van de Betaalinstructie?

Verzenders van facturen of betaalverzoeken (crediteuren), kunnen de standaard Betaalinstructie contractvrij gebruiken. Dit kan met onze Microsoft Word sjablonen van de Betaalinstructie, voor brieven en facturen, op papier of elektronisch (via e-mail). Hieronder leggen we vooral uit hoe u onze sjablonen kunt gebruiken voor het kleinschalig aanmaken van facturen met Microsoft Word.

Verzenders die facturen of brieven geautomatiseerd in grote aantallen aanmaken, kunnen het model van de Betaalinstructie opnemen in hun facturatieproces of boekhoudpakket. Neem hiervoor eventueel contact op met de leverancier van uw systemen.

Klik hier voor algemene uitleg over de Betaalinstructie...

Zo gebruikt u een sjabloon voor de Betaalinstructie:

• Open het Word-sjabloon in Microsoft Word, als Word-sjabloon, niet als gewoon Word-document.
• Als het sjabloon is geopend, verschijnt bovenaan het scherm een gele balk met de mededeling: “Beveiligde weergave” en een witte knop met de tekst “Bewerken inschakelen”.
• Klik op de witte knop “Bewerken inschakelen”.
• In het bovenste (blanco) gedeelte van het sjabloon kunt u het model van uw eigen factuur of brief invullen. U kunt hiervoor uw eigen opmaak en vormgeving gebruiken.
• In het onderste gedeelte – de Betaalinstructie – kunt u alvast uw eigen vaste betaalgegevens invullen: de naam van uw bedrijf of instelling en uw netjes opgemaakte IBAN, met spaties op de juiste posities.
• Sla het door u gepersonaliseerde sjabloon op onder een nieuwe naam, als Word-sjabloon (.dotm) en niet als gewoon Word-document (.docx).

Met behulp van uw gepersonaliseerde Word-sjabloon kunt u losse facturen of brieven aanmaken. Daartoe vult u de nog ontbrekende gegevens per factuur, brief of debiteur apart in, waaronder het bedrag, het betalingskenmerk en eventueel een QR-code. Vergeet niet om ook in het bovenste gedeelte, boven de Betaalinstructie, de nog ontbrekende gegevens in te vullen, zoals de aanhef en uw factuurgegevens.

• Microsoft Word biedt de mogelijkheid om een sjabloon samen te voegen met een tabel met factuurgegevens voor alle debiteuren. Daarmee kunt u geautomatiseerd meerdere verschillende facturen of brieven aanmaken, voor iedere debiteur in de tabel.
• U kunt iedere factuur of brief een eigen betalingskenmerk meegeven. Dat betalingskenmerk moet voldoen aan de internationale ISO-standaard of aan de Nederlandse standaard voor Acceptgiro's.
• In plaats van een gestandaardiseerd betalingskenmerk kunt u een eigen korte omschrijving op de Betaalinstructie vermelden.
• Wanneer u daar een contract met een zakelijke aanbieder voor heeft afgesloten, kunt u links op de Betaalinstructie een QR-code afdrukken, in overeenstemming met de voorschriften voor die QR-code. Dat kan bijvoorbeeld een iDEAL QR-code zijn of een QR-code van een andere mobiele betaaldienst. *

* Voor meer informatie over het gebruik van QR-codes op Betaalinstructies kunt u onder andere contact opnemen met uw bank.